教你如何拉外联——写给09级的新同学们和对外联好奇的老同学们~

棉花小姐

以下，最核心的一部分用蓝色标注了，别的都是写给学生会09公关部新生的絮絮叨叨的小话~


昨天我们公关部召开了新成员的见面会，看到这么多充满活力的新面孔，我对我们新学年的工作充满了希望。在公关部经历了一年，做的事情并不很多，大概能拿出来说道说道的，也就是我做成的那两笔外联，这个等下说。


现在当了公关部的部长，经手的外联越来越多，我终于发现自己的力量是多么地薄弱，唯有大家一起努力，才能使我们公关部乃至整个学生会的各项事务顺利进行。公关部的重要性我不想多赘述，单从去年一年，我们部门走出了1位主席助理，4位部长，5位副部长，就能够看出来我们这个部门是多么地重要与历练人。


从200名竞争者中脱颖而出的25位，你们已经打赢了第一场仗，但加入这个部门真正的历练在后面。公关的主要事务不单单是外联，但我还是想从外联说起，因为这是我一年来最宝贵的财富。


我本身的专业是市场营销，正如当今社会很多人对这个专业存在误解，认为这是个全靠嘴皮子骗人的专业一样，很多大学同学都对活动外联存在相同的误解，认为拉外联就是骗钱，关键看你的骗术高低……


这样吧，我给大家算一笔账，假设一个商家想跨过我们这些学生组织直接到天马篮球场举办一次商业活动。首先，活动基本物资：海报50张，500元，因为他们不能张贴在天马橱窗里，在教学楼里海报的覆盖率是两节课覆盖一张。展架4个，120元。传单1000张，50元，现场布置、音响设施、租车用电等大概5000左右，场地费用8000以上，活动礼品成本以5元/个，500个，2500元。人力方面，请相关负责老师吃饭500元，活动现场工作人员佣金，30元/人，10人，300元，如此算来，一个商家在天马篮球场举办一个中小型活动，仅仅持续一个下午，要花费14270元。而如果想举办一个大型活动，有大型器械参与，15名工作人员以上，那经费至少要到两万元以上，持续时常一天，但这样的一场活动，宣传效果又能延续多久呢？


再单以校辩论赛这样外联上万的活动举例，至少每周会有一张海报张贴在橱窗里保证不会覆盖，持续6周左右，也就是一个半月。会有活动横幅的悬挂。活动现场所有院系参与，每场比赛都是流动人员，几乎整个学校的学生都知道这样的一个活动，活动现场有主持人的正面宣传，并悬挂大型幕布，活动会接受全校所有媒体的报道，多多少少都会植入一些广告进去，发布在杂志、报纸、论坛等等媒介上。而整个活动预算也就在一万元左右，最后还落一个积极支持大学生活动的美誉。你是商家，你会愿意做哪一个活动？


这就是学校活动的特点，商家从来都不是傻子，无利可图的事情他们不会做的。我们能够做的一方面是拿到活动资金，另一方面就是帮助商家做好承诺的各项宣传，至少学生会这方面一直做得还是不错的，我们下一步想完善的一个回访商家的事情，也就是对我们所做的活动的商业价值进行评估，把外联正规化起来。


所以拉外联其实并不难，因为有利可图，我们的重点是找对合作伙伴和合作方式。拿到一个活动的策划书，直接就广撒网地投放策划，寻找商家的行为不是不可取，只是实践告诉我们这样的方式收效甚微，每一笔外联都要精耕细作才是效率最高的工作方式。


我们要做的第一步是分析活动的特点，寻找活动最大的卖点，比如这个活动是参与人数众多啊，还是延续时间长啊，或者是有新意容易吸引人的眼球啊等等，每一个活动都有自己的特点和卖点，这是确定外联方向的一步。


第二步是根据活动的特点和活动的受众找对合作伙伴，比如有的商家需要的就是细水长流的宣传，有的商家需要一次性的大规模的宣传，有的商家需要公益活动来树立在学生中的品牌形象等等，找到了合适的商家后就通过网络或者既有资源找到商家市场部的电话。但是这个时候，我们还不能和他联系。


第三步是重新分析我们的活动已有那些宣传方式，根据商家的特点以及他们正急着推广的商品或服务内容，来寻找活动能够和他们结合的地方，进行对活动的包装。很多活动本身并不是很适合某个商家来做，但是经过宣传方式包装后的活动，就会变得特别合适，所以这一步是外联前期准备最重要的一步。我们可以通过网络或者寻访的方式，得知商家现在想推广的东西是什么，是品牌，还是商品，或者是某项优惠服务？然后我们可以为他们这个东西的推广做什么，怎么做，进行宣传方式的创新，那么我们现在的宣传案就变成了基本宣传+特色宣传两部分内容。但是在包装活动的时候我们应当摆正活动的本质，不能让这个活动太商业，导致活动变味。


第四步是准备针对这个商家的专门策划书，这份策划书和活动的策划书很不同，本身的结构就不一样。这份策划书应该包括我们的合作背景及大致的总预算，合作受众分析，活动特点与具体合作方式，即宣传方式。然后是活动策划的内容，包括活动的意义、形式等，最后是细致的活动预算。有一点值得提一下，就是这份策划书的字数应该受到严格的控制，每一个字都应该是有用的，不能为了让策划书显得充实就拖拖沓沓地写个没完没了，不论是商家的时间还是我们自己的时间，都是十分宝贵的。另外，这份策划书可以有颜色，一般用蓝色就好，红色太刺眼，把你认为很有特色，很值得注意的地方标注出来，以便让人一目了然。这份策划书的目的就是让我们目标的商家看到后，认为这个活动真的是太合适他们来做了，比任何一个活动都适合，甚至像是量身打造的，那么我们的外联就成功了80了%。所以大家看到了，其实一份优秀的策划书，就基本可以觉得这笔外联是否能做成了。而这个时候，其实我们还没有正面的去联系商家。


第五步，联系商家。因为我们地处河西，而很多知名的商家离我们学校都比较远，所以我们不必马上就到商家所在地去面谈。通过电话先于对方联系，然后要到电子邮箱，将两个策划发过去，然后通过网络或者电话进行最初的沟通，确定各项宣传方式的细节。当商家决定有意愿做这个活动的时候，我们就可以开始着手联系相关老师，在签合同之前确定所有的宣传方式都可以顺利展开，不能展开的要在签合同之前谈妥解决方式。待到外联谈到差不多要签合同，各项宣传方式也都基本确定的时候，我们就可以到商家所在地进行面谈了。当我们拿着我们做好的外联策划书、活动策划书与合作协议书一起找到商家的时候，我们是很有底气的，不再是求着商家出钱的关系，而是平等的寻求合作，我们是能给为他们带去利润的，所以我们不必妄自菲薄，与商家见面时一举手一投足都应当注意，展示我们“千年学府、百年名校”的风范。至于细节的商务礼仪，我们部门会找机会给大家进行一些培训，这个以后再说。


第六步，与商家见过第一次面之后，协议书的各项细节全部确定，这是就可以找到团委的老师询问合同书是否可以签订了。如果这一关也没有问题，那么恭喜大家，这项外联基本就谈妥了。接下来就是找到我们的分管副主席，在签订之前请他检查合同书，然后与商家见面，由他与商家签订合同，并将合同拿回团委盖章。


第七步，合同关系建立后，我们将资金带给组织活动的部门，这时我们在学生会内部的身份就有了一点点转变，我们要代替商家督促各项宣传方式的落实，按照合同书中的内容一一履行完毕，同时也要协调组织活动的部门与商家的关系，在商家催促前做好我们的本职义务，这是我们的义务。


第八步，回访与外联档案。这是我们之前没有做过的，今年拟对每一笔外联进行回访，对此次活动的商业价值进行评估，检查是否到达或超过我们预期的宣传效果，以便我们对以后的活动进行价值预测，同时也与合作过的商家建立起联络关系。最后将此次活动外联相关的文案，包括活动策划书、外联策划书、合作协议书、活动评估等文案打包，建立一个外联档案，一个活动就此结束。


在这所有的步骤中，我有几点想说明。


首先，不要吝啬于前期的准备工作，有的时候我们会怕失败，而让我们前期的努力付诸东流，于是准备工作没有做仔细就开始联络商家，这样不好，因为准备工作做得越详细，我们的努力越容易得到回报，即便是最后真的没有成功，我们也得到了最大的锻炼，其实这才是我们做外联的根本目的，不是吗？


其次，外联策划书一定要言简意赅，一目了然，长度适中。过于繁复的外联策划书并不吸引人。


同时，在我们与商家签订协议书之前，各项宣传方式都需要先询问相关老师，因为如果协议书签订之后再去找老师，我们就到了没有退路的境地，如果老师不同意，我们就有违约的风险。而老师在面对这样情况的时候，会本能的拒绝，因为我们之前并没有询问他的意见，而让他直接答应我们的要求，这样不礼貌。


再次，如果联系外联失败了，一定要找到相关的负责人与他聊一聊，目的并不是为了再做挽回，而是学习，因为我们之前从确定商家到包装活动，都是经过许多思考的，而商家如果不同意，说明一定有我们没有想到的地方，这是完善大家商业思路的好机会。如果仅仅是商家自身的原因，我们还可以对策划书进行简单的修改，发给与之同类竞争的商家。当然，在与负责人交谈的时候，很有可能他会转变意见，因为在你们之前的联络中也有可能是中间的沟通人出了问题。


最后，外联是一个在各方面锻炼大家能力的工作，因为其中牵扯到了与许多组织的联络和交流，希望大家能够学到自己想要的东西。





原来说完外联就已经这么长了……我想继续谈一谈我们公关部的另一个职能，那就是联系。联系不是一个硬碰硬的过程，虽然在一些联系中，软磨硬泡的方式能够得到自己想要的结果，但这样的方式其实并不明智。就比如和老师的联系，在我大一上学期的时候，什么都不懂，只知道交给我的任务我一定要完成，为了挂一条横幅在办公室里跟老师软磨硬泡，听他训我3个多小时，硬是批了下来，其实后来我是哭了的，我不知道我为什么要这么委屈。但是后来我从学长学姐那里学到了真正的沟通方式，比如我们在事先就应该询问负责的老师我们要注意什么，不能做什么，能够做什么，再按照要求制作和悬挂横幅，就会减少很多的正面矛盾，又或者在遇到这样的情况的时候，我们可以像团委的老师寻求帮助，因为我们也是在为学校做活动，而老师与老师之间的沟通，比我们与老师之间的沟通容易的多。这是与老师的联络，我们应当避免正面的冲突，按照规定或指示，从中协调。


又比如我们与其他学校或学生组织的联络，我们应当以学校和学生会的利益为基本的出发点，能够配合或协助其开展工作的我们就尽力，不能的也要以合适的方式拒绝。比如团代会，许多学校邀请我们学生会的优秀干部出席，但由于地域的缘故我们无法参加，我们也应当发函表示对活动的支持，同时提出我们不方便的地方，预祝活动顺利进行。又比如五四高峰论坛，我们需要邀请其他高校的学生会主席及其助理出席，我们也不应当直接一个电话打到主席那里，请他参加，而应当通过对方学校的公共关系部或相关职能部门，向主席团传达消息，各项事务基本确定后再直接与主席通话，这样才不会显得突兀。以类似的思路处理我们遇到的联络任务，礼多人不怪。当然在我们与其他高校联络的时候，也遇到过十分没有礼仪风范其他高校代表，当你们遇到这样的人的时候，就会明白礼仪有多么重要。


最后我想说说大家的笔杆子，在我大一刚刚入校的时候，我们院组织优秀的学长学姐给我们谈谈大学里的经验教训，有一位学姐说“如果你没有一个足够好的嘴皮子，那就要有一个足够硬的笔杆子”，这句话我印象深刻，在后来的工作中我也渐渐认识到了这句话的重要性。我们公共关系部，虽然是做公关的，口才十分重要，但一个人的文书写作能力也十分的重要。大一会开《基础写作》这样的一门课程，我还是建议大家多多少少听听的，尤其是应用文书的书写，不仅仅是在公关部，以后在很多的场合都会用到。从通知、倡议书、信函到记录、总结、报告再到协议书、合同、计划等等，暑假在新飞实习的一个月告诉我，一个文案书写能力强的人在一个团队中的地位有多么的重要。当今，文案的书写不仅仅要求大家的格式符合要求，内容严谨，同时对文案的排版也有一定得要求，于是大家第对电脑也要有些了解，尤其是office系列。比如一份正规的文书，一般字号是小四或四号，宋体，题目一般是小三或三号，黑体。行间距要调到1.5，这样让人看着更舒服。有页眉与页脚的文书会比没有的显得正事很多，也可以表明该文书的所属单位。如果文书中出现了层级序号，那么就要注意同级的段落起始位置要对齐。等等这些，我希望大家再日后的工作中可以边学习边应用。






写了很多很多，希望大家可以耐心读下来，将会帮你扫除在公关部工作遇到的很多麻烦事。我也仅仅是到了大二，能够教给大家的不多，我自己也有很多很多的不足，很多的东西在于自己学习和与朋友分享，希望一年后我们都能够成长更多。


文章的最末我想说，能力固然重要，但我们是一个团队，最最重要的还是与大家一起做事情的人，我希望在我们毕业多年后，回忆起来我们的大学时代，你能想到，“我最好的朋友，是当时与我一同在公共关系部努力的大伙儿”，那才是我们公共关系部的定义。

棉花小姐

最重点的地方，也就是核心的地方我用蓝色标注了，别的看不看都可 [s:354]

无伤

好强悍的说~~

该该

好长……

豆小豆咯

哟西~~等我做了外联部部长回来请你吃饭哟~~~

优雅

楼主好强大，向你学习 [s:334]

8023

计划把此文作为协会外联教材，申请版权……

棉花小姐

引用第6楼8023于2009-10-31 13:32发表的:
计划把此文作为协会外联教材，申请版权……

请注明望麓自卑出品~谢谢~~

sking

对这一方面兴趣不大，不过这个对于外联的叙述
先顶上去

兔bugs

受教了，好有经验的学姐
狂顶中

棉花小姐

呵呵~~
谢谢啦~~！

日记空空

[s:330] 啊 啊啊啊啊啊啊啊啊啊好